Добрый день.
http://xn-----6kccspgaacd2bcmh9dta8dza8m.ru.nds.monster/index.php?id=51338Вам нужно оформить приказ, примерно так:
О порядке возмещения работникам денежных средств, потраченных в интересах ООО «ХХХХХХХХ»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Разрешить определенным работникам оплачивать товары (работы, услуги) для нужд организации за счет собственных средств без выдачи подотчетного аванса. Перечень должностей таких работников приведен в Приложении № 1 к настоящему Приказу.
2. Установить лимит расходов работника за счет собственных средств за 1 месяц в размере ХХХХХХ руб.
3. Установить следующий порядок согласования расходов, утверждения отчета и выплаты компенсации:
- до оплаты затрат работник информирует руководителя о необходимых расходах;
- работник оплачивает за свой счет согласованные расходы и в течение 3 рабочих дней со дня оплаты представляет отчет руководителю, который его утверждает и передает в бухгалтерию для выплаты компенсации.
и, потом все по пунктам указанным в приказе:
работник пишет отчет, прилагает все подтверждающие документы. Руководитель этот отчет утверждает, и работнику выплачивают компенсацию.